Understanding workflow automation

Les processus métiers complexes, qui manquent de logique et sont parfois même, il faut bien l’avouer, franchement obsolètes, font partie du quotidien de milliers d’entreprises. Cela nuit non seulement à la productivité et à l’efficacité, mais aussi au moral des employés. Car rien n’est plus démotivant que de devoir exécuter chaque jour des tâches rébarbatives, fastidieuses et chronophages. Mais grâce à l’automatisation des workflow, tout cela appartient aujourd’hui au passé. Dans cet article, on vous explique tout ce qu’il faut savoir sur l’automatisation des flux de travail et comment ce dispositif permet à tous les départements de l’entreprise de gagner du temps et de réduire les dépenses.
 

Workflow automation, automatisation des workflow, automatisation des processus métiers. De quoi s’agit-il?

Pas de panique, ces trois termes désignent la même chose : l’utilisation d’outils intelligents pour accomplir des tâches sans nécessiter d’intervention humaine. Par exemple, plutôt que les commerciaux transmettent aux clients les devis manuellement, leur envoi peut se faire automatiquement, grâce à l’automatisation des processus métiers.

De plus en plus d’entreprises ont recours à ces technologies dont l’efficacité a fait ses preuves et dont les fonctionnalités se perfectionnent chaque jour. L’automatisation des flux de travail permet de rationaliser les processus métiers, afin d’éliminer toutes les répétitions, les points de friction et les incohérences. Puis de les automatiser, en les attribuant à une machine plutôt qu’à un être humain. Imaginez un peu un univers de travail où toutes les missions routinières et à faible valeur, les processus répétitifs et complexes, disparaissent de la liste des tâches à exécuter des employés et n’entravent plus leur productivité. Ils peuvent enfin se concentrer sur des missions plus stratégiques qui profiteront davantage à l’entreprise.

Les avantages de l’automatisation des processus métiers

Depuis quelques années, l’automatisation des workflow est au centre de toutes les attentions. D’après une enquête de Salesforce et Pulse, 95 % des professionnels de l’IT affirment même qu’elle est leur priorité. 

Et si l’automatisation fait autant parler, c’est parce que beaucoup la voient comme une autoroute vers le succès. Car oui, l’automatisation ça marche ! 

Parmi les avantages de l’automatisation des workflow :

• L’augmentation de la productivité des équipes

Leur emploi du temps libéré, les collaborateurs peuvent désormais se concentrer sur les missions propres à leur cœur de métier. 75 % des professionnels informatique interrogés rapportent un gain de temps de l’ordre de 4 heures par semaine (dans le cadre d’une semaine de 40 heures).

• Réduction des coûts

Le recours aux machines permet d’économiser les dépenses liées à l’utilisation de ressources humaines. Ce n’est pas tout. L’automatisation avantage aussi financièrement les entreprises en éliminant les erreurs humaines qui leur coûtent cher. Parmi les équipes soutenues par l’automatisation, 59 % ont constaté une réduction de leurs dépenses de 11 à 30 % minimum. 

• Gain d’efficience

En outre du temps et de l’argent gagnés, l’automatisation est aussi un gage d’efficacité. Les employés se concentrent uniquement sur les missions stratégiques et plus sur les menues besognes. Les ressources humaines et financières de l’entreprise sont ainsi utilisées de manière optimale. 

Résultats : la satisfaction employé augmente. La motivation et le dévouement à l’entreprise également. Le turnover diminue et par conséquent, les coûts liés au recrutement aussi. C’est un véritable cercle vertueux qui se crée et dont les bénéfices rejaillissent en cascade sur l’entreprise. D’ailleurs, l’étude révèle que la majorité des professionnels sondés fait état d’un retour sur investissement important, suite à l’intégration de processus métiers automatisés.

Quelques exemples de workflow automation

Dans ce contexte économique complexe où les objectifs sont toujours plus élevés et les budgets restreints, l’automatisation des processus métiers est essentielle pour relever les défis qui se dressent devant les entreprises. Elle peut d’ailleurs être mise en œuvre dans quasiment tous les départements de l’entreprise. 

Voici quelques exemples de workflow automation par fonctions : 

• L’automatisation pour le marketing

Pour maintenir une communication fluide avec les clients et développer une relation solide, il est impossible aujourd’hui de se passer de l’automatisation. 

Équipées de ce dispositif, les entreprises sont capables d’automatiser une suite d’actions, en fonction du comportement de l’utilisateur et selon des scénarios prédéfinis. 

Exemples : envoi d’emails ou d’offres promotionnelles à des moments clés pour le consommateur, envoi de sondages pour mieux connaître et segmenter l’audience. 

Elle facilite aussi le suivi et l’analyse des campagnes marketing. 

Pour résumer, l’automatisation marketing (ou marketing automation) permet d’automatiser : les interactions clients, l’intégration des données, la personnalisation du parcours client sur les différents canaux et l’analytique. 

• L’automatisation pour les ventes

Le fonctionnement des ventes a beaucoup évolué en raison de l’automatisation des workflow. Pour les commerciaux, les flux de travail automatisés représentent un gain de temps majeur.

Ils permettent de faire progresser les prospects à travers le pipeline de vente, étape par étape, jusqu’à ce qu’ils soient suffisamment matures pour être abordés par un vendeur. Les commerciaux ne perdent plus de temps à convaincre des leads qui ne sont tout simplement pas prêts à l’achat.

La mission principale des vendeurs est la vente. Pourtant, de nombreuses études montrent qu’ils passent plus de temps à exécuter des tâches administratives qu’à construire des relations avec les clients pour vendre. Les flux de travail automatisés prennent le relais et gèrent la saisie des informations clients et des données liées aux ventes. Les vendeurs gagnent ainsi un temps précieux. 

L’automatisation facilite les propositions de ventes croisées et incitatives et ainsi, encourage l’augmentation du volume des ventes. 

• L’automatisation pour le service client

Sans intervention humaine, les flux de travail automatisés peuvent désormais effectuer : la construction du dossier client, sa classification et son attribution au bon agent. Mais aussi, des recommandations d’actions, la transcription des interactions avec les clients et l’envoi d’enquêtes de satisfaction. 

L’une des plus belles réussites technologiques au sein du service client (et aussi la plus emblématique) est la création des chatbots. Ces bots ont révolutionné les standards du service client. Ils permettent désormais d’offrir un service plus rapide et à toute heure aux consommateurs pour une expérience client plus satisfaisante. 

• L’automatisation pour la comptabilité et finance

Saisie de données, gestion des paiements et des factures, tenue des comptabilités, création de rapports comptables… Les domaines où l’automatisation fait des merveilles sont nombreux. Dans le secteur financier où une erreur infime peut coûter très cher, l’automatisation limite fortement le risque d’erreurs humaines. Les factures sont traitées dans les délais y compris lors des périodes de travail intenses. Enfin, les directeurs financiers obtiennent sans effort des rapports comptables complexes qui permettent de guider les prises de décisions stratégiques de l’entreprise. 

• L’automatisation pour la production

En usine, la synergie des processus automatisés et de l’Internet des Objets (IoT) optimise le contrôle de la qualité. Ils éliminent les points de friction et permettent de diminuer les coûts de production. La collecte automatisée de données permet également aux fabricants de développer leur agilité, en accélérant leur prise de décision en temps réel grâce à la fourniture de rapports plus précis.

Automatisation des processus métiers, les chiffres à retenir:

Parmi les travailleurs qui utilisent l’automatisation, 

• 83 % déclarent que le temps gagné leur permet de se concentrer sur des missions plus importantes.
• 92 % affirment que l’automatisation les rend plus productifs.
• 74% revendiquent un regain d’efficacité et affirment travailler plus rapidement.
• 88 % font confiance à l’automatisation pour effectuer les processus sans erreur.
• 84 % déclarent qu’ils sont plus satisfaits de leur travail et de leur employeur.
• 76 % estiment que l’usage de cette technologie a réduit leurs niveaux de stress.

Source : Enquête Automation & Wellbeing, Salesforce, 2022

• 95 % des entreprises ont déjà mis en place (ou sont sur le point de le faire) des automatisations dans le but d’améliorer leur productivité. 
• 93 % des entreprises perçoivent l’automatisation comme un levier pour créer des expériences clients de meilleure qualité et comme un moyen d’améliorer l’efficacité opérationnelle. 

Source : IT and business alignment barometer, MuleSoft, 2021

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